La metodología de las 5 S nació como parte del sistema de producción de Toyota a mediados del siglo XX, con el propósito de encontrar y eliminar el residuo en los procesos de producción1. Hoy en día, se conoce en el lado oeste como Lean Manufacturing y se puede integrar fácilmente con otras herramientas de gestión de calidad2. La idea general es organizar todo en un espacio determinado, remover lo innecesario, organizar herramientas lógicamente, limpiar y mantener el ciclo2.
Las 5 S representan las cinco iniciales japonesas de este modelo3:
Seiri (Clasificación)3:
Propone clasificar las herramientas de trabajo3.
Se trata de hacer una lista de todas las herramientas que se usan a diario3.
Determinar su propósito, cuándo se usó la última vez, con qué frecuencia, si es necesaria y quién la utiliza3….
Si no se han usado en más de seis meses, es mejor descartarlas4.
Si se pueden usar en el futuro, se pueden guardar juntas con una etiqueta de color4.
Si después de tres meses siguen sin usarse, lo mejor es descartarlas para no ocupar espacio innecesario4.
Seiton (Organización)3:
Una vez despejado el espacio de trabajo de lo innecesario, se organizan las herramientas actuales4.
Es importante definir quién usa qué herramientas, cuándo las usa y cuáles usa con más frecuencia4.
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Se deberían clasificar las herramientas por grupo5.
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Si es necesario, incorporar depósitos o estantes para guardarlas5. Algunas ideas incluyen estantes, repisas, cajas (cartón o plástico), o carpetas compartidas/intranet para archivos electrónicos5.
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Esta organización es crucial porque el desorden origina pérdidas de tiempo, costos adicionales y otros problemas5.
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Seiso (Limpieza)3:
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Limpiar significa barrer, sacudir, trapear, guardar los materiales en su lugar, etc.6.
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Una idea es tener un programa de mantenimiento para conservar la maquinaria y el equipo funcionando de manera óptima, sin esperar a fallos6.
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Seiketsu (Estandarización)3:
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Una vez que el espacio de trabajo está ordenado y sin saturación, es necesario estandarizar6.
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Esto significa que las tres primeras actividades (Clasificación, Organización, Limpieza) se conviertan en una función más dentro de los procesos6.
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La clave para la estandarización es la documentación, ya sea planificación, documentación de procesos o listas de verificación7.
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Es importante que las personas tomen conciencia de las ventajas de mantener un nivel apropiado de organización7.
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Shitsuke (Seguir mejorando)3:
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Siguiendo la idea de la mejora continua7.
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Una vez estandarizadas las actividades de las 5 S, se busca la mejora8.
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Es vital involucrar a todo el personal relevante para que aporten ideas8.
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Una clave es pensar en ideas adicionales, lo que el cliente espera de la empresa, o qué cambiar a nivel de operaciones o procesos8.
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Basado en las respuestas, se planifican las mejoras estableciendo un tiempo de inicio y fin para asegurar su ejecución8.
Esta metodología es un apoyo para alcanzar los resultados deseados y ayuda a evitar errores, demoras en la producción o accidentes que pueden repercutir negativamente en los procesos operativos y el impacto para la compañía y el cliente1.